W związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych od 1 stycznia 2019 roku pracodawca wraz ze świadectwem pracy musi przekazać pracownikowi trzy dodatkowe informacje. Ale uwaga, bo nie każdemu – wszystko zależy od daty zatrudnienia.
Nowy art. 94(6) Kodeksu pracy, który obowiązuje od 1 stycznia 2019 roku, stanowi, że w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:
- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94(5) § 2 k.p.;
- możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94(5) § 2 k.p.;
- zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.
Informacja przekazywana pracownikowi powinna być konkretna i zindywidualizowana.
Nowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej
Zgodnie z nowym art. 94 pkt 9b k.p. pracodawca obowiązany jest przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w ciągu 10 lat pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W takiej sytuacji, zgodnie z nowym art. 94(5) § 2 k.p. okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.
Przykładowa informacja, którą trzeba przekazać pracownikowi, może wyglądać następująco:
“Informuję Panią/Pana, że:
- Okres przechowywania Pani/Pana dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
- Ma Pani/Pan możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania.
- W przypadku nieodebrania dokumentacji pracowniczej w okresie, o którym mowa w pkt 2, zostanie ona zniszczona.”
Wzór do pobrania Oświadczenie do świadectwa pracy