Zmiany w dokumentacji pracowniczej wejdą w życie od 1 stycznia 2019 r. Polegają na wprowadzeniu formy elektronicznej jako sposobu prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz będą składały się z czterech części, a nie jak do tej pory z trzech.
Akta osobowe są podstawową częścią dokumentacji pracowniczej. Gromadzone są w niej oświadczenia lub dokumenty, które odzwierciedlają przebieg zatrudnienia pracownika.
Podzielenie akt osobowych na 4 części.
I. Część A – oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, obejmujące dane osobowe, o których mowa w 22(1) § 1 lub 4 oraz art. 22la § 1 lub art. 22lb § I Kodeksu pracy, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich z poprzednich okresów zatrudnienia;
II. Część B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
- oświadczenia lub dokumenty, obejmujące dane osobowe, o których mowa w art. 22(1) § 3 lub 4 oraz projektowanym art. 22(la) § 1 lub art. 22(1b) § 1 Kodeksu pracy,
- umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków,
- zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
- dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z 19 grudnia 2008 roku o emeryturach pomostowych,
- potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:- z treścią regulaminu pracy albo obwieszczenia,
– z informacjami o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia,
– z dodatkowymi informacjami o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie tych warunków zatrudnienia.
– z informacją o celu. zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu,
– z informacją o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,
– z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy,
– z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,
- potwierdzenie otrzymania przez przedstawiciela ustawowego pracownika młodocianego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,
- zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
- oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,
- dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się,
- dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
- dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia,
- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
- dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu,
- dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego,
- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat,
- oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem,
- dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego,
- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego obejmujące:- wniosek pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie rodzicielskim oraz urlopie ojcowskim,
– wniosek pracownika o przesunięcie terminu urlopu,
- skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich
- umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
- wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
- dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,
- dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
- wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
- pisemne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.
- Wskazany katalog oświadczeń lub dokumentów gromadzonych w części B akt osobowych nie jest wyczerpujący i obejmuje oświadczenia lub dokumenty, których podstawę prawną pozyskania stanowi Kodeks pracy. Trudno bowiem przewidzieć, jakiego rodzaju dokumenty mogłyby być dodatkowo składane w trakcie zatrudnienia przez pracownika, a także jakiego rodzaju dokumenty muszą znaleźć się w aktach osobowych pracownika w związku z szeregiem szczególnych regulacji prawnych dotyczących określonych grup pracowników, wymagających ich pozyskania (np. orzeczenie o stopniu niepełnosprawności w przypadku pracowników niepełnosprawnych). Zatem oświadczenia lub dokumenty pozyskiwane od pracowników na podstawie przepisów szczególnych, także będą umieszczane w części B akt osobowych pracownika.
III. Część C – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
IV. Część D – oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:
- oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
- wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
- dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop
- wypoczynkowy,
- kopię wydanego świadectwa pracy,
- potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w
- związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
- umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką
- umowę,
- skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.
Podobnie, jak w części B akt osobowych, katalog oświadczeń lub dokumentów gromadzonych i przechowywanych w części D – nie został sformułowany w sposób wyczerpujący.